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机器人流程自动化 (RPA) 工具使组织能够自动执行基本任务。由于它们能够提高关键业务流程的效率和准确性，它们越来越受欢迎。RPA 流程可以比人类工人更快地访问关键业务系统的信息。它们还使员工从平凡的任务中解放出来，专注于需要人工干预和深入的个人分析和判断的工作。 

有效使用 RPA 需要遵循实施、维护和监控的最佳实践，这有助于公司克服与技术模糊性、团队结构、物流系统、资源共享和平台采用相关的挑战。  

✅ 采用 RPA 最佳实践的好处

当组织开始自动化之旅时，企业领导者通常会寻求实现数字化转型。因此，公司可以节省资金、提高生产力并提高运营效率。RPA 可以覆盖广泛的业务用例，包括：

• 会计

• 开具发票

• 数据管理

• 工资单

• 招聘和入职 

RPA 可以执行日常任务，例如：

• 更新数据库

• 登录应用程序

• 从文档中提取内容

• 执行网站抓取

• 使用机器学习和人工智能 (AI) 标准化流程和决策

• 复制和粘贴大量信息

使用RPA 实施的最佳实践为公司构建可扩展以满足其需求的自动化解决方案奠定了坚实的基础。他们可以优化基本工作流程，减少需要人类智能的重复操作数量，并减少数据输入错误。 

RPA 有助于确保自动化流程性能的一致性和可靠性。这种稳定性对于建立对输出的信任、保持质量以及确保所需的业务成果不会受到差异的影响至关重要。 

这些最佳实践帮助组织遵守既定的安全策略和准则，同时遵循合规性要求。企业还可以使用 RPA 来确保数据隐私安全标准，以避免招致监管机构的罚款和处罚。 

RPA 还可以帮助企业减少人工干预并简化工作流程，以便组织能够更快地响应客户问题，从而提高服务质量。

📝 9 大机器人流程自动化最佳实践

以下 RPA 最佳实践可帮助企业建立设计、实施和管理自动化解决方案的路线图，以便组织（也许是您的组织）可以充分利用其 RPA 投资并实现运营和成本节约目标。 

1. 制定清晰的流程工作流程和自动化场景

首先研究您希望转变为自动化解决方案的流程。评估每种场景对于不同类型的自动化的适合程度。频繁发生且涉及大量交易的业务流程非常适合 RPA 模型。 

缩小候选人名单后，计算通过自动化可以实现的节省。您的最终选择应该包括稳定且需要最少更改的流程。分析所有业务流程中的潜在瓶颈、效率低下和可持续性，并简化任何看似过于复杂或不必要的步骤。 

使用流程图或流程图等建模工具创建流程工作流的可视化。包括任何决策点、循环、异常和分支逻辑。为了清晰起见，标记每个步骤和决策点。 

2. 使用模块化和可重用的方法

选择自动化场景后，确定每个场景中不同的任务、阶段和子项目。使用这些信息将它们变成更小、更易于管理的模块或组件。寻找不同模块之间的依赖关系。 

接下来，定义每个模块的用途。包括任何输入要求、输出结果和预期结果。确定每个模块的任务和步骤，并确定哪些触发器或事件启动其执行。 

根据每个模块的重要性、实施中涉及的复杂程度以及每个模块影响业务目标的潜力确定其优先级。从那里开始独立开发每个模块。您可以让团队同时或按顺序处理这些问题。 

最后，建立编码、命名约定、文档、错误处理和日志记录的标准。这使得 RPA 项目团队更容易保持每个模块的一致性。 

3. 确保 RPA 安全并遵守数据保护法规

保护数据的最佳方法是控制谁有权访问。您可以通过实施身份验证机制来实现这一点，确保只有授权用户才能访问 RPA 流程并与之交互。坚持最小权限原则，这意味着人类用户和其他机器人进程仅获得执行其角色任务所需的访问权限。 

在静止或传输过程中执行数据加密。构建自动化脚本时使用安全编码实践。RPA 开发人员应避免将凭据或密码等敏感信息硬编码到代码中。 

组织还可以通过采用安全的凭证管理系统来存储和管理密码和 API 密钥等凭证来确保数据合规性。企业还应该实施日志记录来捕获机器人活动、RPA 流程采取的任何操作以及每个系统交互。审计跟踪可以更轻松地追踪可疑或未经授权的活动。 

确保所有 RPA 流程和数据处理实践符合适用于您所在行业的任何数据保护法规和安全标准。将软件机器人收集和处理的个人信息量限制为完成任务所需 的数量。

4. 建立持续 RPA 流程优化的反馈循环

设置监控工具来跟踪 RPA 机器人的实时性能。确保收集执行成功、处理时间和异常等信息。定义与您的组织流程目标相一致的关键绩效指标 (KPI)。示例包括：

• 效率指标

• 准确率

• 处理时间

• 错误率

• 节约成本

接下来，执行数据分析，以确定对 RPA 机器人性能产生不利影响的任何效率领域或痛点。使用这些见解作为优化工作的一部分。您还可以通过收集前端用户、流程所有者和经常与 RPA 流程交互的利益相关者等个人的反馈来改善用户体验。与 RPA 开发团队和其他利益相关者安排定期审查会议，以审查 KPI 和反馈，以确定其他 RPA 机会。 

5. 让利益相关者和员工参与 

利益相关者的意见对于 RPA 的成功至关重要。向受所选 RPA 流程影响的每个人征求信息。通过召开定期会议和使用协作工具来保持沟通渠道畅通。 

始终让利益相关者参与需求收集会议，以便您清楚地了解如何改善用户体验。查看 RPA 项目的当前状态并提供有关潜在优化策略的信息。 

利用机会向利益相关者介绍 RPA 概念和好处。这样，利益相关者在结束会议后就能很好地了解项目将如何使他们的工作流程受益。

6. 制定在整个组织范围内扩展 RPA 计划的路线图

对贵公司当前的 RPA 能力进行诚实的评估。您的评估应确定当前的利益相关者，例如 IT、运营、业务部门和高级管理层。 

在此基础上，定义您希望通过扩展 RPA 实现的战略目标。确定您期望的业务成果，并确保您的 RPA 策略与更广泛的组织数字化转型目标保持一致。寻找能够让您展示 RPA 价值的用例，并根据影响、复杂性和可行性对它们进行优先级排序。 

从试点阶段开始，执行软件测试、试用控制系统并在受控环境中实施 RPA 用例。收集反馈并进行必要的调整。现在也是概述 KPI 和建立 RPA 治理框架的好时机。通过为 RPA 团队成员提供培训来投资建设 RPA 能力。 

考虑建立 RPA 卓越中心，提供专业知识、最佳实践指导以及扩大 RPA 工作的支持。您还应该制定变革管理计划，以帮助应对 RPA 采用期间工作文化将面临的变革。 

建立反馈机制，允许用户和利益相关者改进 RPA 实施。最后，为整个组织采用 RPA 制定长期愿景。 

7. 探索新兴技术及其对 RPA 的潜在影响

关注媒体的新技术发展，并派代表参加有关新兴自动化和数字化转型技术的会议、研讨会和网络研讨会。 

与 RPA 领域的其他专家、研究人员和思想领袖交流总是好的。寻找在活动中或通过在线平台建立联系的机会。定期评估新兴技术及其对公司 RPA 计划和自动化流程的影响。 

8. 利用分析和洞察来确定 RPA 增强领域

使用从 RPA 机器人、流程日志和其他来源收集的信息来找到 RPA 流程中需要改进的领域。查看流程指标和性能数据，以了解哪些地方可能仍需要人工干预。 

查看数据的趋势、模式和重复出现的 RPA 流程问题。查找任何错误、延迟和效率低下的根本原因。它们可能是由于系统问题或数据质量问题等因素造成的。 

使用比较分析来评估启动 RPA 流程之前和之后的性能指标。根据行业标准为 RPA 工作流程设置基准，帮助您找到需要改进的领域。您可以执行以改善 RPA 环境的其他分析包括：

• 认知分析——帮助您了解用户行为和决策模式

• 数据挖掘——让您从大量过程数据中提取隐藏的见解

• 预测分析——帮助您预测 RPA 流程中的潜在问题并采取主动措施

9. 监控和审计 RPA 活动

建立全面的日志记录机制并将其存储在集中存储库中以供审查和分析。使用实时监控工具让您了解机器人操作。创建仪表板和报告，为用户提供所有 RPA 活动的概述，例如已完成的任务和错误。 

对 RPA 流程执行情况进行定期审核，以确保其符合预期结果。推出 RPA 脚本和组件更新时使用版本控制来跟踪更改和更新。您还应该记录任何更改，以确保能够检测到任何异常的 RPA 模式或行为。 

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